En varios de los últimos proyectos está apareciendo una cuestión realmente compleja, no tanto desde el punto de vista técnico como desde una perspectiva más “de personas”. Es el caso de las y los colaboradores voluntarios y la asignación de tareas en sus organizaciones.

En todos los casos se nos solicita establecer una correcta asignación de tareas para los distintos puestos en la organización, es más, en uno de los casos se trata de elaborar un Manual de Gestión de Organizaciones Deportivas basado en la metodología EFQM, en términos populares, debemos hacer “café para todos”. Obviamente, si nos basamos en metodologías de gestión empresarial la gran meta es la eficiencia.

El objetivo de eficiencia a la hora de configurar los puestos de trabajo en una empresa sigue una lógica clara, reducir el consumo de recursos (horas) para alcanzar los mayores resultados. Los sistemas de relaciones entre trabajadores y organización para los puestos profesionales cuentan con una serie de incentivos que permiten a la organización orientar a sus trabajadores en la búsqueda de la eficiencia, el principal incentivo es el salario, aunque hay muchos más y con el tiempo se les está concediendo más importancia. Esta orientación hacia la eficiencia lleva a la organización hacia una mayor especialización y formalización de sus puestos de trabajo, permitiendo a los trabajadores centrarse en unas tareas, reduciendo su abanico de responsabilidades a áreas concretas y permitiéndoles mejorar en dichas áreas al especializarse en las mismas.

Sin embargo, estamos hablando de organizaciones en las que el voluntariado sustenta una buena parte de la carga de trabajo. Debemos tener en cuenta que, en general, una excesiva división funcional del trabajo disminuye la motivación de los colaboradores. Esta división funcional conlleva que los colaboradores se centren en partes pequeñas de la totalidad del trabajo de la organización, perdiendo de esta manera la visión general del club y produciéndose en estos colaboradores un cierto alejamiento de la organización y sus valores generales.

Las organizaciones basadas en el voluntariado deben tener mucho cuidado a la hora de plantear una división funcional y una especialización del trabajo de sus colaboradores ya que las tareas de estos voluntarios podrían convertirse en un auténtico “ladrillo” y que éstos pierdan la motivación por continuar trabajando por el club.

No trato de decir que no deban configurarse los puestos de trabajo y asignarse tareas, está claro que debe hacerse para que el club funcione de la mejor manera posible e incluso para reducir la carga de trabajo general. Eso sí, la eficiencia no debe ser el único punto de vista, deben tenerse en cuenta los estímulos de motivación de las y los voluntarios. Aspectos como el reconocimiento, la capacidad de influir sobre la marcha del club, la integración en el grupo o la comunicación, deben ponerse casi al mismo nivel que la eficiencia a la hora de configurar la estructura de un club y asignar las tareas.